De meeste tips om jezelf beter te organiseren komen van mensen die de boel goed op orde hebben. Kleurencodes en opbergmappen werken voor die mensen heel goed, omdat het in hun aard ligt om te coderen, plannen en labelen.
Maar als je van nature chaotisch bent, dan heb je heel weinig aan dat soort systemen. Het is dan net zo moeilijk je daaraan te houden als een streng dieet.
Sandy Maynard weet dat maar al te goed. Ze heeft de afgelopen 20 jaar heel veel mensen geholpen zich beter te organiseren. Hoewel ze gespecialiseerd is in mensen met ADHD, kunnen haar simpele en effectieve tips voor iedereen nuttig zijn.
Maynard heeft geweldige adviezen om onze directe omgeving, onze gewoonten en mindset te veranderen en orde aan te brengen in ons leven.
1. Maak je omgeving eenvoudiger
Als allereerste moet je een 'lanceerplatform' maken. Vind een plekje dicht bij de deur waar je je sleutels, jas, koffer en handtas kunt neerleggen. Maynard raadt ook aan daar een kleine to-do-lijst neer te leggen om je eraan te herinneren dat je de sportschool nog moet betalen en je boeken terug moet brengen naar de bibliotheek.
"Op weg naar buiten heb je alles zichtbaar op één plek in plaats van dat je 's ochtends naar tien verschillende dingen op tien verschillende plekken moet zoeken", zegt Maynard. "Dat voorkomt dat je dingen vergeet of te laat komt."
Als je je 'lanceerplatform' eenmaal hebt ingericht is het tijd voor de volgende stap: een grote schoonmaak.
"Ik gebruik expres de woorden 'grote schoonmaak', omdat het heel dwingend klinkt. We vinden het moeilijk eraan te beginnen", zegt Maynard.
Toen ik de rotzooi in mijn kantoor aan het opruimen was, zag ik mezelf iets vasthouden en me afvragen "waar kan ik dit voor gebruiken", maar volgens Maynard had ik mezelf een andere vraag moeten stellen: "Hoe kan ik zonder dit functioneren?"
Een grote schoonmaak betekent niet dat alles de prullenbak in moet. Probeer de dingen die je niet per se nodig hebt weg te geven in plaats van weg te gooien.
Je kunt de hoeveelheid rotzooi ook terugdringen door te voorkomen dat het je huis of kantoor überhaupt binnenkomt. Geen telefoonhoesjes of andere marketingspulletjes zoals notitieblokjes aannemen van bedrijven. In plaats van die notitieblokjes kun je bijvoorbeeld gewoon een whiteboard aanschaffen dat je steeds opnieuw kunt gebruiken.
2. Stel geen taken uit
Maynard zegt dat als iets twee minuten of minder kost om het uit te voeren, je het meteen moet doen.
Maak er een gewoonte van om je jas gelijk op te hangen als je binnenkomt. Als iemand belt, sla dan gelijk na het ophangen de contactinformatie op als je die nog niet hebt. En corrigeer jezelf ook, zegt ze. Als je merkt dat je sleutels op de eettafel liggen, leg ze dan weer terug op het 'lanceerplatform'.
Als ik een melding krijg dat een wachtwoord bijna verlopen is, dan stel ik het bedenken van een nieuw wachtwoord uit. Daardoor is het haast onvermijdelijk dat ik de deadline mis en een tripje moet maken naar de IT-afdeling. Door direct een nieuw wachtwoord in te stellen win je tijd. En omdat je het niet uitstelt, blijft er ook niet zo'n to-d0dingetje in je hoofd rondzwerven.
3. Doe rustig aan
Hoewel het tegenstrijdig lijkt, win je met rustig aan doen op de lange termijn tijd.
"Haastige spoed doet zelden goed", zegt Maynard. "Als we aan het haasten zijn, laten we onze pinpas in de vensterbank liggen. Zelfs als ik in de snelle rij sta in de supermarkt, neem ik de tijd om mijn pinpas netjes terug te stoppen waar die hoort."
4. Verander je mindset
"Hecht waarde aan de dingen die moeten gebeuren", zegt Maynard. "Je denkt vaak nogal snel 'het maakt niet uit of ik mijn boodschappen opberg'. Maar het maakt wél uit." Als je je boodschappen niet opruimt, heb je geen ruimte om 's ochtends ontbijt te maken en heb je kans dat je je koffie omgooit en tijd verliest aan het opruimen daarvan, zegt ze.
Prioriteit geven aan de boel een beetje organiseren is vergelijkbaar met het prioriteit geven aan sporten. Ik weet dat het moet gebeuren en dat het me goed doet, maar kan ik niet gewoon lekker tv gaan kijken?
Om die saaiheidsfactor te bestrijden riep ik de hulp in van Ian Bogost, schrijver van 'Play Anything' en een expert op het gebied van de filosofie van het spelen. Volgens Bogost worden we er somber van als we ons leven indelen in stukken werk en stukken spel of vrije tijd. We missen dan ook het plezier dat dagelijkse taken wel degelijk kunnen bieden.
"Alles is potentieel interessant", zegt Bogost. "Je kunt een spel zien als een manier om te beschrijven hoe je een systeem kunt manipuleren en ermee kunt werken."
Een praktische toepassing daarvan kan het opvouwen van je kleren zijn. Als je verveeld raakt, betekent dat niet dat je helemaal niet geïnteresseerd bent in het opvouwen van je kleren. Het betekent dat je een level hebt uitgespeeld en toe bent aan het volgende level: het vinden van snellere manieren om de was op te vouwen, of een visueel aantrekkelijk resultaat zien te bereiken.
Een kleine verandering van je mindset voor het organiseren van je zaakjes – daar belang aan hechten en er plezier in vinden – kan een wereld van verschil maken.
5. Wees niet te hard voor jezelf
"Ik straf mezelf niet voor de slippertjes die ik maak", zegt Maynard. Als ze haastig parkeert en een bon krijgt, ziet ze dat niet als falen, maar als een reminder om het wat rustiger aan te doen.
"Ik denk niet: 'Oh, sukkel, je hebt het bord niet gezien, dat doe je nou altijd.' Ik denk: 'Weet je wat? Dit is een goede reminder dat ik het rustiger aan moet doen'", zegt Maynard. "Ik moet elk systeem of elke strategie die ik bedenk onderhouden, en dat is soms hard werken. Maar dat werk wordt altijd beloond."